SIT X-Filer

Oggi, con l’affermazione di Internet e della tecnologia digitale, i documenti vengono considerati sempre più spesso come un inutile “montagna di carta” che occupa troppo spazio sulle scrivanie, sugli scaffali e negli archivi delle aziende.

 

Tuttavia, è indispensabile ricordare che il patrimonio documentale rappresenta un valore inestimabile per l’azienda, in quanto ne costituisce le fondamenta e la storia. Proprio per questo, negli ultimi anni il tema della gestione documentale ha assunto un ruolo predominante nel panorama aziendale, soprattutto in relazione alla crescita esponenziale dei volumi di documenti generati.

 

Il problema principale per le aziende, se pur rilevante non è legato solo alla quantità di documenti generati in azienda, ma bensì alla capacità di organizzarli, gestirli ed archiviarli in modo semplice ed efficace, preservandone l’integrità.

 

Per far fronte a queste necessità, la divisione Enterprise Solutions di SIT ha sviluppato X-Filer, un’innovativa soluzione per l’organizzazione e la gestione dei documenti aziendali, nonché una valida all’ alternativa all’ archiviazione manuale e cartacea.

 

SIT X-Filer, tramite un’interfaccia immediata ed intuitiva, è possibile accedere all’archivio aziendale per prelevare, consultare e manutenere i documenti di propria competenza. La ricerca dei file, basata sui metadati associati al documento in fase di archiviazione, è semplice ed evita all’utente “infiniti click” tra le cartelle del file system.

 

Archiviazione

In SIT X-Filer i documenti vengono registrati ed univocamente identificati all’interno di un repository centralizzato, a cui ogni utente accede   secondo i permessi definiti in azienda.

 

Protezione

In conformità con gli standard Windows, SIT X-Filer dispone di un login di accesso al programma per l’identificazione e l’autenticazione dell’utente connesso. Le funzionalità disponibili vengono abilitate solo in presenza dei permessi necessari. SIT X-Filer permette di condividere il patrimonio aziendale in totale sicurezza.

 

Reperibilità
SIT X-Filer facilita la rintracciabilità dei documenti archiviati, offrendo all’utente la possibilità di strutturare le proprie ricerche in base alle diverse esigenze lavorative.


Integrazione
SIT X-Filer è una soluzione di document management realizzata per integrarsi con la realtà aziendale in cui viene implementato. Tutti i documenti archiviati in SIT X-Filer continuano ad essere gestiti con gli applicativi ad essi associati. SIT X-Filer è modulare e personalizzabile secondo gli standard aziendali e le specifiche richieste del Cliente.

 

  • Predisposizione per processi di archiviazione ottica ed archiviazione ottica sostitutiva;
  • Archiviazione documenti prelevati dal file system o acquisiti tramite dispositivo scanner;
  • Gestione dei fascicoli;
  • Inserimento attributi descrittivi per il documento archiviato;
  • Ricerca documenti in archivio tramite criteri di selezione definiti dall’Utente;
  • Possibilità di salvare le ricerche effettuate e di uso frequente;
  • Visualizzazione e caricamento dei documenti utilizzando l’applicativo associato;
  • Download dei documenti archiviati;
  • Possibilità di riservarsi i documenti in stato di modifica ed effettuarne il successivo rilascio;
  • Modifica ed eliminazione documenti in archivio;
  • Assegnazione protocolli univoci secondo la configurazione prevista per la tipologia di documento scelta;
  • Possibilità di organizzare i documenti archiviati.

 

  • Archiviazione di documenti di qualsiasi natura;
  • Centralizzazione e rapida condivisione dei dati;
  • Gestione degli utenti e dei gruppi di appartenenza degli stessi;
  • Sicurezza dei dati, è possibile accedere ai dati ed ai documenti solo tramite identificazione ed autenticazione dell’utente;
  • Verifica delle autorizzazioni dell’utente sui documenti gestiti dall’applicativo;
  • Archiviazione dei documenti con contemporanea assegnazione dei permessi desiderati dall’utente attivo;
  • Registrazione delle azioni effettuate dagli utenti sui documenti, con particolare attenzione ai tentativi di accesso non autorizzati.;
  • Organizzazione dinamica dell’archivio documentale;
  • Salvataggio dei criteri di ricerca di uso frequente;
  • Possibilità di “navigare” tra tutte le ricerche effettuate nel corso della sessione di lavoro;
  • Completa integrazione con il pacchetto Office e con i sistemi presenti in azienda.

Maggiori Informazioni: